Administrasi Personalia

Untuk memudahkan mengopy makalah ini, silahkan download di link berikut ini:
Administrasi Personalia .doc

Keberhasilan suatu pekerjaan berkaitan erat dengan kinerja personil (pegawai) yang melaksanakan tugas tersebut. Begitu pula dengan dunia pendidikan, tingkat keberhasilan pendidikan formal dalam memberi pelayanan-pelayanan dengan penggunaan sumber-sumber dana yang efisien sebagian besar bergantung kepada kualitas personil yang menjalankan proses pendidikan dan pada efektivitas mereka dalam melaksanakan tanggung jawabnya.[1]

Dalam tradisi administrasi sekolah di negara kita pada umumnya berlaku kebiasaan bahwa kebutuhan akan personil edukatif, pengadaan, penempatan, pengangkatan serta pengembangannya ditentukan dengan ketat oleh Departement Pendidikan. Belakangan ini ada kecendrungan untuk melibatkan Kepala Sekolah lebih banyak dalam pendaftaran, seleksi dan pengusulan pengangkatan guru baru maupun dalam penyusunan prosedut pengembangan personil.

BAB II

Pembahasan

A.      Pengertian Administrasi Personalia

Sebelum kita membahas mengenai pengertian administrasi personalia, terlebih dahulu kita mengetahui apa itu Administrasi. Menurut Sondang P. Siagian, administrasi adalah kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan istilah personalia berasal dari bahasa asing yaitu personel. Dimaksud personel adalah suatu golongan dari masyarakat yang penghidupannya dilakukan dengan bekerja dalam kesatuan kerja pemerintah maupun kesatuan kerja swasta.[2]

Dengan kedua pengertian diatas maka administrasi personalia dapat diartikan suatu cabang administrasi yang khusus menitik beratkan perhatian kepada soal-soal kepegawaian.

Personalia sekolah dalam arti luas adalah meliputi guru, murid, dan pegawai[3]. Tetapi kali ini kita gunakan istilah personalia untuk hanya untuk golongan para petugas saja seperti guru dan pegawai lainnya seperti pegawai tata usaha, penjaga sekolah dan lainnya.

Tenaga kependidikan menurut PP nomor 38 tahun 1992 pasal 1 adalah anggota masyarakat yang mengabdikan diri secara langsung dalam penyelenggaraan pendidikan. Lebih lanjut dalam pasal 3 dinyatakan:

1. Tenaga kependidikan terdiri dari atas tenaga pendidik, pengelola satuan pendidikan, penilik, pengawas, peneliti dan pengembangan di bidang pendidikan, pustakawan, laboran, teknisi sumber belajar, dan pengajar.
2. Tenaga pendidik terdiri atas pembimbing, pengajar, dan pelatih.
3. Pengelola satuan pendidikan terdiri atas kepala sekolah, direktur, ketua, rector dan pimpinan satuan pendidikan luar sekolah.
4. Perencanaan Personalia. Perencanaan personalia adalah penentuan jumlah dan spesifikasi (kuantitas dan kualitas) orang-orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.

B.       Perencanaan Personalia

Langkah-langkah dalam perencanaan personalia adalah sebagai berikut:

1.        Analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan menurut Simamora (1999) adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan dan pengorganisasian semua aktivitas-aktivitas kerja pokok di dalam suatu organisasi beserta kualifikasi (pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat individu) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Hasil dari analisis pekerjaan berupa deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

2.      Penentuan formasi

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan dalam suatu organisasi  untuk mampu melaksanakan tugas pokoknya dalam jangka waktu tertentu. Formasi pegawai negeri sipil menurut PP 97 pasal 1 tahun 2000 adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai negeri sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokoknya dalam jangka waktu tertentu

3.      Penentuan kebutuhan

Penentuan kebutuhan dimulai dari kegiatan inventarisasi personil yaitu pencatatan dan pendataan ulang personil yang sudah ada. Inventarisasi ini meliputi jumlah, kualifikasi, masa kerja, pengetahuan dan keterampilan, serta bakat yang masih perlu dikembangkan.Faktor penyebab adanya formasi yang kosong dalam suatu organisasi biasanya adalah:

1. Pegawai pensiun
2. Pegawai berhenti dengan hormat
3. Pegawai yang berhenti dengan tidak hormat
4. Pegawai yang meninggal
5. Sisa formasi yang belum terisi
6. Perluasan formasi
7. Modernisasi dan perubahan alat baru

C.      Pengadaan Personalia

1.        Perencanaan pengadaaan personil

Perencanaan pengadaan pegawai negeri adalah penjadwalan kegiatan yang dimulai dari inventarisasi lowongan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan menjadi calon pegawai negeri sipil sampai dengan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil.

2.        Pengumuman

Pengumuman adalah pemberitahuan adanya formasi yang kosong dalam rangka untuk mendapatkan calon-calon/ pelamar yang kompeten. Dalam pengumuman ini dicantumkan:

1. Jumlah dan jenis jabatan yang lowong
2. Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar
3. Alamat dan tempat lamaran ditunjukkan, dan
4. Batas waktu pengajuan lamaran
5. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelamar/ calon pegawai negeri sipil adalah:

1.      WNI.

2.      Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun.

3.      Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan keputusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan.

4.      Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai pegawai negeri sipil atau diberhentikan dengan tidak hormat sebagai pegawai swasta.

5.      Tidak berkedudukan sebagai calon/ pegawai negeri.

6.      Mempunyai pendidikan, keahlian, kecakapan dan keterampilan yang diperlukan.

7.      Berkelakuan baik.

8.      Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia atau Negara lain yang ditentukan oleh pemerintah.

9.      Syarat-syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan.

D.      Seleksi Personil

Dalam pengangkatan personil perlu dengan teliti, prosedur seleksi yang gegabah, lebih-lebih jika pengangkatan personil dilakukan tanpa seleksi sama sekali, dapat membawa kepada penumpukan personil yang tidak mampu atau tidak cocok, yang menghambat usaha perbaikan daya guna organisasi. Oleh karena itu, suatu prosedur seleksi yang teliti adalah esensial dalam mengisi setiap kedudukan di sekolah. Administrator sekolah hendaknya mampu melaksanakan prosedur dan kriteria seleksi membawa kepada penempatan personil yang bermutu dan cocok.[4]

Ada beberapa langkah penting dalam menetapkan suatu proses penerimaan personil, yaitu:

1.      Merumuskan dengan teliti peranan-peranannya. Adalah penting untuk memiliki konsep yang jelas tentang pengharapan yang dikaitkan kepada setiap kedudukan yang lowong. Tugas kewajiban bakal pengisi kedudukan itu harus ditetapkan dengan jelas dan disusun dalam bentuk spesifikasi pekerjaan. Pengharapan staf pengajar sekolah maupun masyarakat hendaknya tercermin dalam spesifikasi itu. Lebih-lebih arah pertumbuhan yang diharapkan hendaknya dirumuskan dengan jelas dan dibicarakan dengan para calon pegawai. Jadi perumusan peranan-peranan itu hendaknya meliputi sumbangan awal maupun yang mungkin dikemudian hari dari para calon pegawai.

2.      Menetapkan standar seleksi

Deskripsi pekerjaan secara tertulis itu harus memberi petunjuk kepada standar seleksi. Standar seleksi ini meliputi: umur, kesehatan fisik, pendidikan, pengalaman kerja, tujuan-tujuan, perangai, pengetahuan umum, keterampilan komunikasi, motivasi, minat, sikap dan nilai-nilai, kesehatan mental, kepantasan untuk bekerja dengan murid, anggota staf sekolah, dan masyarakat serta faktor-faktor lain yang ditetapkan oleh pimpinan.

3.      Mengumpulkan informasi yang diperlukan.

Setiap pelamar untuk suatu kedudukan harus menyampaikan salinan ijazah, program pendidikan yang telah ditempuhnya, surat-surat rekomendasinya, riwayat hidup, dan bukti-bukti lain yang diperlukan.

4.      Menilai bakal calon

Hendaknya dibuat persiapan untuk menilai kesanggupan tiap pelamar melalui wawancara pribadi. Selama proses penilaian ini hendaknya diusahakan sungguh-sungguh untuk memperoleh penilaian yang teliti tentang kesanggupan pelamar untuk memenuhi pengharapan-pengharapan yang dikaitkan kepada jabatan yang akan diisi tersebut.

5.      Memiliki dan mengusulkan pengangkatan calon.

Selesai penilaian semua bukti yang tersedia tentang setiap calon, pelamar yang paling memenuhi untuk kedudukan yang lowong itu harus dipilih. Pelamar itu selanjutnya, melalui prosedur yang telah ditetapkan, harus diusulkan kepada kantor Department Pendidikan untuk memperoleh persetujuan untuk diangkat oleh yang berwenang.[5]

E.       Program pengembangan guru

Daftarberikut meringkaskan maksud-maksud yang hendak dicapai oleh suatu program pengembangan guru.

1.      Memperbarui pengetahuan dan keterampilan dalam suatu bidang studi.

2.      Mengenal kemajuan-kemajuan dalam alat dan perlengkapan pengajaran

3.      Mengenal hasil penelitian tentang proses pengajaran dan tentang metode-metode mengajar yang baru.

4.      Mengikuti tuntutan masyarakat[6]

F.       Program Pengembangan Personil Administratif

Pengembangan personil adalah upaya untuk meningkatkan kemampuan personil dalam melaksanakan tugasnya dalam mencapai tujuan lembaga.Sesuai dengan peranan para kepala sekolah, pengawas dan penilik dalam pembaruan pendidikan, bidang-bidang pokok berikut dipandang cocok buat mengisi pengembangan mereka.

1.      Kecakapan manajemen

2.      Kecakapan instruksional

3.      Kecakapan hubungan manusia

4.      Kesadaran politik dan sosial budaya

5.      Kecakapan kepemimpinan[7]

G.      Pengangkatan Pegawai

1.        Pengangkatan sebagai calon PNS

Golongan ruang untuk pengangkatan sebagai calon pegawai negeri sipil disesuaikan dengan ijazahnya. Ketentuan ini memuat PP nomor 98 tahun 2000 pasal 1 adalah:

1. Golongan ruang I/a bagi yang berijazah SD/ setingkat
2. Golongan ruang I/c bagi yang berijazah SLTP/ setingkat
3. Golongan ruang II/a bagi yang berijazah SLTA/ Diploma I/ setingkat
4. Golongan ruang II/b bagi yang berijazah SGPLB/ Diploma II/ setingkat
5. Golongan ruang II/c  Bgi berijazah Sarjana Muda, Akademi atau Diploma III
6. Golongan ruang III/a bagi yang berijazah Sarjana (S1) atau Diploma IV
7. Golongan ruang III/b bagi yang berijazah Dokter, Apoteker, dan ijazah spesialis I
8. Golongan ruang III/c bagi yang berijazah Dokter (S3) atau ijazah Spesialis II
9. Pengangkatan menjadi PNS

PNS yang akan diangkat harus memenuhi syarat berikut:

1. Setiap unsure penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik
2. Telah memenuhi syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat menjadi PNS
3. Telah lulus pendidikan dan pelatihan prajabatan

Susunan pangkat PNS:

1. Juru muda untuk golongan ruang I/a
2. Juru Tk.I untuk golongan ruang I/b
3. Juru untuk golongan ruang I/c
4. Juru Tk.I untuk golongan ruang I/d
5. Pengatur muda untuk golongan ruang II/a
6. Pengatur muda Tk.I untuk golongan ruang II/b
7. Pengatur untuk golongan ruang II/c
8. Pengatur Tk.I untuk golongan ruang II/d
9. Penata muda untuk golongan ruang III/a
10. 10.  Penata muda Tk.I untuk golongan ruang III/b
11. Penata untuk golongan ruang III/c
12. Penata Tk.I untuk golongan ruang III/d
13. Pembina untuk golongan ruang IV/a
14. Pembina Tk.I untuk golongan ruang IV/b
15. Pembina utama muda untuk golongan ruang IV/c
16. Pembina utama madya untuk golongan ruang IV/d
17. Pembina utama untuk golongan ruang IV/e

Jabatan guru dari yang rendah sampai yang tertinggi dengan golongan ruang yang sesuai adalah sebagai berikut:

1. Guru pratama, golongan ruang II/a
2. Guru pratama Tk.I, golongan ruang II/b
3. Guru muda, golongan ruang II/c
4. Guru muda Tk.I, golongan ruang II/d
5. Guru madya, golongan ruang III/a
6. Guru madya Tk.I, golongan ruang III/b
7. Guru dewasa, golongan ruang III/c
8. Guru dewasa Tk.I, golongan ruang III/d
9. Guru Pembina, golongan ruang IV/a
10. Guru Pembina Tk.I, golongan ruang IV/b
11. Guru utama muda, golongan ruang IV/c
12. Guru utama muda Tk.I, golongan ruang IV/d
13. Guru utama, golongan ruang IV/e

2.        Penggajian personil

Penggajian PNS diatur dalam peraturan pemerintah nomor 6 tahun 1997. Besarnya gaji pokok seorang PNS ditentukan oleh golongan ruang, pangkat, dan massa kerjanya. Gaji yang diberikan kepada PNS di samping gaji pokok juga ada tunjangan-tunjangan, di antaranya adalah:

1. Tunjangan keluarga. Tunjangan ini terdiri atas tunjangan istri/ suami sebesar 10% gaji pokok dan tunjangan anak sebesar 2% dari gaji pokok untuk masing-masing anak (sebanyak-banyaknya 2 anak).
2. Tunjangan pangan. Diberikan seharga 10 kg beras untuk setiap anggota untuk sebanyak 4 orang dan bagi yang suami/ istrinya juga PNS, maka hanya diberi satu tunjangan.
3. Tunjangan jabatan. Diberikan kepada PNS yang memangku jabatan tertentu. Tunjangan ini dapat berbentuk tunjangan jabatan structural dan tunjangan jabatan fungsional.
4. Tunjangan lain-lain. Diberikan sesuai dengan peraturan pemerintah. PNS termasuk guru diberi kenaikan gaji pokok, kenaikan gaji berkala, kenaikan gaji istimewa.

3.        Kenaikan pangkat personil

Kemaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian PNS terhadap Negara. Meurut PP nomor 99 tahun 2000 jenis kenaikan pangkat PNS adalah sebagai berikut:

Kenaikan pangkat regular

Kenaikan pangkat pilihan, diberikan kepada PNS yang:

a.       Menduduki jabatan structural atau jabatan fungsional tertentu

b.      Menduduki jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan keputusan Presiden

c.       Menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya

d.      Menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi Negara

e.       Diangkat menjadi pejabat Negara

f.       Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan structural atau fungsional

g.      Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar

h.      Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya yang diangkat dalam jabatan pimpinan atau jabatan fungsional tertentu.

Kenaikan pangkat anumerta

Kenaikan pangkat pengabdian

Secara garis besarnya bidang kegiatan guru itu terdiri dari:

1. Pendidikan, meliputi mengikuti dan memperoleh ijazah pendidikan formal
2. Proses belajar mengajar atau bimbingan dan penyuluhan
3. Pengembangan profesi yang meliputi melakukan kegiatan karya tulis/ karya ilmiah di bidang pendidikan
4. Penunjang proses belajar mengajar atau bimbingan dan penyuluhan yang meliputi melaksanakan pengabdian pada masyarakat, melaksanakan kegiatan pendukung pendidikan.

Jumlah angka kredit kumulatif minimal untuk pengangkatan dan kenaikan pangkat/ jabatan guru sebagai berikut:

1. Guru pranata; 25 kredit
2. Guru pratama tingkat 1; 40 kredit
3. Guru muda; 60 kredit
4. Guru tingkat 1; 80 kredit
5. Guru madya; 100 kredit
6. Guru madya tingkat 1; 150 kredit
7. Guru dewasa; 200 kredit
8. Guru dewasa tingkat 1; 300 kredit
9. Guru Pembina; 400 kredit
10. Guru Pembina tingkat 1; 550 kredit
11. Guru Pembina utama madya; 850 kredit
12. Guru utama; 1000 kredit

4.        Cuti Personil

Cuti PNS menurut pasal 1 PP nomor 24/ 1976 adalah keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka waktu tertentu. Jenis cuti PNS menurut peraturan tersebut adalah:

1. Cuti tahunan
2. Cuti besar
3. Cuti sakit
4. Cuti bersalin
5. Cuti karena alas an penting
6. Cuti di luar tanggungan negara
7. Kesejahteraan pegawai

Selain beberapa hal yang telah disebutkan di atas, pemerintah juga mengusahakan beberapa hal untuk kesejahteraan pegawai negeri sipil yaitu Taspen, Askes, dan Koperasi

5.        Pemindahan

PNS dimungkinkan pindah dari satu tempat ke tempat lainnya karena alas an-alasan tertentu. Pemindahan PNS dapat dibagi atas: pemindahan atas permintaan sendiri, pemindahan tidak atas kemauan sendiri, dan pemindahan atas kepentingan dinas.

6.        DP3

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) diatur dengan PP nomor 10 tahun 1979. DP3 merupakan suatu daftar yang memuat hasil penilaian pelaksanaan pekerjaan setiap pegawai selama satu tahun (Januari sampai Desember) dibuat oleh pejabat penilai.

Unsur-unsur yang dinilai dalam DP3 ini adalah kesetiaan, prestasi kerja, tanggung jawab, ketaatan, kejujuran, kerjasama, prakarsa dari kepemimpinan.

Nilai pelaksanaan pekerjaan dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut:

1. Amat baik       = 90-100
2. Baik                 = 76-90
3. Cukup             = 61-75
4. Sedang            = 51-60
5. Kurang            = kurang dari 50
6. Pemberhentian

Pemberhentian PNS dapat terjadi karena permintaan sendiri, mencapai batas usia pensiun, adanya penyederhanaan organisasi, melakukan pelanggaran/ tindak pidana penyelewengan, tidak cakap jasmani/ rohani, meninggalkan tugas, meninggal dunia atau hilang, dan lain-lain.

7.        Pensiun PNS

Hak pensiun PNS diatur dalam UU nomor 11 tahun 1969. Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap pegawai/ pegawai negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya pada Negara.

Menurut pasal 10 UU no. 1974 setiap pegawai negeri sipil yang telah memenuhi syarat yang ditentukan berhak atas pensiun. Pegawai yang berhak atas pensiun adalah:

1. Pegawai yang diberhentikan dengan hormat sebagai PNS dan pada saat pemberhentian tersebut:
1. Mencapai usia 50 tahun dan masa kerja sekurangkurangnya 20 tahun atau
2. Dinyatakan oleh pihak berwenang tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan apapun juga karena keadaan jassmani dan rohani yang disebabkan oleh dank arena ia menjalankan kewajiban jabatannya.
3. Mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 4 (empat) tahun dan oleh pihak berwenang dinyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan apapun tidak disebabkan oleh karena ia menjalankan kewajiban jawabannya.
2. PNS yang diberhentikan dengan hormat karena penyederhanaan organisasi, perubahan susunan pegawai, penertiban aparatur Negara atau alas an dinas lainnya yang pada saat pemberhentian telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 tahun dan masa kerja sekurang-kurangnya 10 tahun.
3. PNS yang setelah menjalankan suatu tugas Negara tidak dipekerjakan kembali sebagai PNS berhak menerima pensiun bila diberhentikan dengan hormat, berusia sekurang-kurangnya 50 tahun dan masa kerja pensiun 10 tahun.
4. Pegawai yang diberhentikan dengan hormat sebagai PNS karena mencapai batas usia pensiun, berhak atas pensiun apabila ia memiliki masa kerja pensiun sekurang-kurangnya 10 tahun.[8]

BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

Administrasi Pendidikan adalah suatu cabang Administrasi yang khusus menitik beratkan perhatian kepada soal-soal kepegawaian. Tingkat keberhasilan pendidikan formal dalam memberi pelayanan-pelayanan dengan penggunaan sumber-sumber dana yang efisien sebagian besar bergantung kepada kualitas personil yang menjalankan proses pendidikan dan pada efektivitas mereka dalam melaksanakan tanggung jawabnya. Oleh karena itu personil perlu disiapkan secara matang demi keberhasilan pendidikan kita.

B.       Saran

Kami menyadari bahwa makalah ini tentunya masih banyak terdapat kekurangan, kekeliruan dan kesalahan. Oleh karena itu kami harapkan kritik dan saran dari pembaca sekalian yang sifatnya membangun, demi menuju kesempurnaan makalah-makalah kami yang akan datang. Atas kritik dan saran saudara kami ucapkan terimakasih.

DAFTAR PUSTAKA

Mudhoffir.Prinsip-prinsip Pengelolaan Pusat Sumber Belajar. 1992. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Sumanto, Hendyat Soetopo dan Wasty.Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan. 1982. Surabaya: Usaha Nasional.

Rifa’i, Moh. Administrasi Pendidikan. 1984. Bandung: Jemmars.

Sutisna,Oteng.Administrasi Pendidikan, Dasar dan Teoritis untuk Praktek Profesional. 1989. Bandung: Angkasa.

http://yuriena.wordpress.com/2010/10/14/administrasi-personalia/

---

[1] Lihat Mudhoffir, Prinsip-prinsip Pengelolaan Pusat sumber Belajar (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1992) Hlm. 80

[2] Lihat Hendyat Soetopo dan wasty sumanto, Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan (Surabaya: Usaha Nasional, 1982) Hlm. 150

[3] Lihat Moh. Rifa’i. Administrasi Pendidikan (Bandung: Jemmars, 1984) Hlm. 110

[4]Lihat Oteng sutisna, Administrasi Pendidikan, dasar dan teoritis untuk Praktek Profesional (Bandung: Angkasa, 1989) hlm. 122

[5]Lihat Oteng sutisna, Administrasi Pendidikan, dasar dan teoritis untuk Praktek Profesional (Bandung: Angkasa, 1989) hlm. 122

[6] Ibid, Hlm. 134

[7] Ibid, Hlm. 137

[8] Lihat http://yuriena.wordpress.com/2010/10/14/administrasi-personalia/